¿Alguna vez has escuchado la frase “mejor prevenir que lamentar”? O que algún cambio en la producción hubiera prevenido cometer un error.
Pertenecemos a un rubro en constante cambio, repleto de innovación, de nuevas tecnologías, de modelos y canales que se han convertido en actuales referentes de la forma de comunicar.
Terror a Innovar
Somos un sector innovador y creativo, sin embargo tendemos a estancarnos en ciertas prácticas porque en su momento fueron exitosas y recibimos felicitaciones por la manera en la cual operamos. Sin embargo hoy en día, el paso del tiempo y las nuevas tendencias son los nuevos agentes de éxito, por ende por muy exitosa que sea la gestión, la producción y la creatividad del evento se debe innovar según la necesidad de cada cliente y de su “target”, logrando que la zona de confort se renueve con el fin de demostrar la innovación en la gestión y producción del evento.
Ley de Murphy… es real
Salir sin paraguas en un día lluvioso o que se caiga el pan por el lado donde le pusimos la mantequilla no tienen el mismo impacto que si un evento sale mal. Si crees que algo puede salir mal, prepárate para que realmente salga mal. “Pero si tengo un plan “B” por ende no me preocupo”
Si existe un plan “B” es para usarlo, y no necesariamente completo si no que solo aquello que sea necesario. Nos sentimos muy bien cuando el evento va por el camino que habíamos planificado y nos sentimos tranquilos y orgullosos cuando ocurre, sin embargo hay que preguntarse si el 100% resultó bien, ya que por lo general dejamos escapar ciertos detalles que juntos hacen un todo problemático.
Evaluar riesgos, ensayar el plano o layout, no dejar nada para el último minuto, engrosar los tiempos de ejecución para tener más tiempo de reacción, idealmente que todo el equipo de producción maneje el plan de contingencia y asignar una persona que se centre en prepararnos para el error máximo, son acciones sencillas que nos podrían evitar muchos disgustos en el evento.
Tiempo, Bendito tiempo.
Los tiempos de atención del ser humano ha sido motivo de estudio durante años y los resultados han sido muchos. Promediando los distintos resultados nos encontramos con que el tiempo de atención real es de aproximadamente de 15 a 20 minutos.
La realidad nos dice que las charlas en los eventos son entre 1 y 2 horas y que es necesario mantener el celular en silencio durante el tiempo de la charla, sin contar la ronda de preguntas y respuestas que se puede llegar a dar. Lo primero que se nos viene a la cabeza es ¿Cuánto más durará esto? Los asistentes ya empiezan a adoptar nuevas posturas para acomodarse en sus asientos, comienzan a analizar la escenografía, la vestimenta, la luz y como no, el tiempo que llevan sin tomar su celular.
Debido a esto, hoy en día es necesario crear espacios y momentos para que el contenido del evento quede en la retina de los asistentes y no que se cree un recuerdo negativo del mismo. Un Coffee break es una buena herramienta a utilizar si los tiempos del evento lo requiere pero es más bien un as bajo la manga para lidiar con el eterno contenido de los exponentes y no un elemento que le agregue valor a los mismos.
Una buena estrategia para acercar a los oyentes y/o asistentes al tema del evento en cuestión, sería otorgar espacios de relacionamiento con los protagonistas creando un contexto perfecto para un “lobby” o lograr mayor profundidad en el tema del evento.
No hay problemas, hay situaciones.
Los aliados
Todos tenemos un círculo cercano en quienes confiamos, un núcleo laboral muy difícil de romper pero muy fácil de agrandar.
Los proveedores, equipo de producción y clientes si se pueden juntar, es más, tus aliados deberían estar presentes en tu evento si sus agendas lo permiten, ya que tener a la persona responsable de un área de tu evento aparte de otorgar transparencia te entrega también un servicio integral in situ, haciéndolo responsable y parte del éxito del evento.
Recuerda siempre felicitar en público y corregir en privado.
Mario Kúsulas
Relacionador Público mención Marketing
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